最近、仕事でわかりやすい文章の書き方を教える機会がありました。ネットの情報と以前読んだ本から抜粋した資料をまとめました。
わかりやすい文章の定義
一般的には、読んでいて理解しやすく、読者に伝えたいことがしっかり伝わる文章のことを指します。
つまり、自分の考えていることを読み手が想像できるようにすることであるため、オリジナリティ（自己表現）のある表現をする必要はないということです。
報告書のまとめ方
わかりやすい文章の書き方としては、論文のまとめ方が参考となりますので、まずは説明します。
準備をする
テーマに対する基本知識を得る
自分が知っていることは、テーマの一部にしかすぎないため、 説得力のある報告書を書くには基礎知識を得る必要がある。
資料収集・研究をする
テーマの基礎知識を得たら、自分の意見を明確にする。自分の主張を支えるための理由と根拠を収集する。この過程で自分の主張が変わることがあるが、問題はない。
序論・本論・結論を構成する
わかりやすい文章を書くためのルール
大きく５つのルールを守ることで、わかりやすい文章を書くことができます。
誤字・脱字がないようにする
基本で最も大事なことである。誤字・脱字が原因で、内容を取り違えられてしまうことがあるため、自分の意思を伝えるにも最も注意を払うべきことである。誤字・脱字を防ぐには、セルフチェックだけではなく、第三者によるチェックを活用する。
語尾を統一する
報告書には、丁寧語・尊敬語・謙譲語など、冗長的な言い回しは不要である。 「～と思う」は意見ではなく感想になってしまうため、「～と考える」「～と考えられる」と書くように注意が必要である。 報告書を送付する相手先への発言には、「丁寧語」を使うことが一般的である。
事実と意見を区別する
「事実」と「意見」は別物である。「事実」は、そこに明確にあるものであり、「意見」は自分の「考え」でしかなく、混在させると読み手の理解を阻害する。例で表すと、以下の通りとなる。
事実：Java言語は、オブジェクト指向言語である。
意見：Java言語は、習得するのに、難しい言語である。
専門用語が少ない。もしくは解説されている
専門用語の多用はしない。 どんなに素晴らしいことが書いてあっても、相手が理解できなければ意味がないからである。専門家同士の会話では、専門用語を利用しても問題ないが、読み手の理解度に合わせることが肝要である。
１文１意味とする(1sentence-1meaning)
1つの文には、1つの意味を持たせるのが基本である。 あれもこれも伝えようとすると、読み手が色々と想像してしまい、反ってわかりにくくなる。 これは、報告書全体、章立て、段落を作るルールも同じである。
まとめ
ポイント再確認になります。
- オリジナリティ（自己表現）のある表現をする必要はない
- 伝えたいこと、伝えたいことの根拠、伝わった後のことを伝える
- 伝えたいの文の見栄えと意味を統一する
